MileStack für Event-Teams
Verwandeln Sie ein festes Eventdatum in einen Plan, den Ihr Team wirklich umsetzen kann.
Starten Sie mit Eventformat, Datum, Teilnehmerzahl und Budget. MileStack erstellt Entwürfe für Arbeitsströme, Zuständigkeiten und Kostenschätzungen zur Prüfung durch Ihre Event Lead.
Führungskräftegipfel — Entwurfsplan
Beispielhafter EntwurfsplanUmfang und Ziele
Location und Logistik
Speaker und Programm
Registrierung und Promotion
Wo Planung heute beginnt
Das Datum steht fest. Alles andere muss noch zusammenkommen.
Das Eventdatum steht bereits im Kalender, doch Location, Speaker, Registrierung, Produktion und Budgetentscheidungen laufen auf unterschiedlichen Spuren. Irgendjemand muss daraus einen Zeitplan machen, dem das gesamte Team folgen kann.
- Event-BriefingDas Event muss am zugesagten Datum stattfinden.
- Lieferanten-E-MailsLocation, Produktion und Dienstleister bestätigen zu unterschiedlichen Zeitpunkten.
- PlanungsgesprächeMarketing, Operations und Programmleitung hängen von den Meilensteinen der anderen ab.
- BudgettabelleKosten sind nach Kategorien aufgeteilt und werden mit dem Event überarbeitet.
MileStack führt Eventdatum, Arbeitsströme, Zuständigkeiten und Kostenschätzungen in einem Plan zusammen, den Ihr Team prüfen und anpassen kann.
Ein durchgerechnetes Beispiel
Vom Event-Briefing zum geprüften Umsetzungsplan
Aus dem Briefing wird ein Rückwärtsplan rund um das feste Eventdatum, mit Verantwortlichen, Abhängigkeiten und Kostenschätzungen zur Prüfung, bevor die Umsetzung beginnt.
1Das Briefing
Führungskräftegipfel
Beispielprojekt
- Format
- Eintägige Präsenzveranstaltung für Führungskräfte mit Keynotes, Panels und Networking.
- Eventdatum
- Durchführung am Ende von Woche 10.
- Teilnehmende
- Rund 250 Teilnehmende, eingeladene Speaker und Sponsoren.
- Budgetvorgabe
- Geschätzte Kosten für Location, Produktion, Marketing und Rücklage.
2Der Entwurfsplan
Beispielhafter EntwurfsplanFührungskräftegipfel — Entwurfsplan
PhaseW1W3W5W7W9Umfang und Ziele
Event Lead
Woche 1 bis 1Location und Logistik
Operations Lead
Woche 2 bis 3Speaker und Programm
Programmleitung
Woche 2 bis 4Registrierung und Promotion
Marketing Lead
Woche 4 bis 5Ablaufplan
Event Lead
Woche 6 bis 7Eventdurchführung
Operations Lead
Woche 8 bis 9Nachbereitung und Abschluss
Marketing Lead
Woche 10 bis 10Geschätzte Kosten
22.200 €
- Location
- 9.000 €
- Produktion
- 6.500 €
- Marketing
- 4.200 €
- Rücklage
- 2.500 €
3Ihre Prüfung
Die Event Lead prüft Reihenfolge, Verantwortliche und Budgetannahmen, bevor der Plan weiter geteilt wird.
Termine und Reihenfolge
Bestätigen Sie die Rückwärtsplanung ab dem Eventdatum und schützen Sie die wichtigsten Entscheidungspunkte.
Schätzungen
Ersetzen Sie die Entwurfskosten durch Ihre eigenen Lieferanten- und Produktionswerte.
Zuweisungen
Stellen Sie sicher, dass jeder Arbeitsstrom vor Beginn der Koordination eine klare verantwortliche Person hat.
Wenn sich die Arbeit ändert
Nach Beginn der Planung wird ein Livestream hinzugefügt.
Beschreiben Sie die Änderung dem KI-Assistenten innerhalb des Projekts. Er schlägt strukturierte Anpassungen des Plans vor. Eine Projektleitung prüft diese und entscheidet, ob sie übernommen und angewendet werden.
- Jemand beschreibt, was sich geändert hat.
- Der KI-Assistent schlägt Anpassungen zu Aufgaben, Terminen, Zuweisungen und Schätzungen vor.
- Eine Projektleitung prüft den Vorschlag und akzeptiert ihn oder behält den aktuellen Plan bei.
“Wir benötigen jetzt einen Livestream für die Keynotes, das Eventdatum bleibt jedoch unverändert.”
Vorgeschlagene Anpassung
- Fügen Sie vor der Durchführung einen Arbeitsstrom für die Livestream-Einrichtung mit eigener verantwortlicher Person hinzu.
- Aktualisieren Sie den Ablaufplan um technische Checks, Stream-Cues und Übergaben.
- Behalten Sie das feste Eventdatum bei und berücksichtigen Sie den zusätzlichen Produktionsaufwand in den Kostenschätzungen.
Umfang und Ziele
Event Lead
Location und Logistik
Operations Lead
Speaker und Programm
Programmleitung
Registrierung und Promotion
Marketing Lead
Livestream-Einrichtung
Programmleitung
Ablaufplan
Event Lead
Eventdurchführung
Operations Lead
Nachbereitung und Abschluss
Marketing Lead
Geschätzte Kosten
24.800 €(+2.600 €)
- Location
- 9.000 €
- Produktion
- 8.400 €
- Marketing
- 4.200 €
- Rücklage
- 3.200 €
Nichts wird angewendet, bis eine Projektleitung die vorgeschlagenen Änderungen akzeptiert. Der Vorschlag kann anschließend auch manuell bearbeitet werden.
Wer beteiligt ist
Event Leads, Arbeitsstrom-Verantwortliche und Stakeholder in einem Plan.
Die folgenden Berufsbezeichnungen sind Beispiele. Was jede Person tun kann, ergibt sich aus ihrer MileStack-Projektrolle.
Event Lead
Projektmanager
Verantwortet den Plan, prüft KI-Vorschläge und akzeptiert Änderungen.
Operations Lead
Teammitglied
Verantwortet Location, Logistik und Durchführungsaufgaben und aktualisiert den Fortschritt, je näher die Umsetzung rückt.
Programmleitung
Teammitglied
Verantwortet Speaker- und Inhaltsmeilensteine und koordiniert programmbezogene Änderungen.
Marketing Lead
Teammitglied
Übernimmt Registrierung, Promotion und Nachbereitungsaufgaben entlang des Event-Zeitplans.
Stakeholder
Beobachter
Kann als Beobachter mit Lesezugriff auf ausgewählte Bereiche des Plans eingeladen werden.
Zugriff, den eine Projektleitung gewähren kann
- Gesamtfortschritt und Abschluss
- Gantt-Diagramm und Abhängigkeiten
- Aufgabenanhänge
- Kann PDF exportieren
Berechtigungen werden auf Organisationsebene festgelegt und können projektweise überschrieben werden. Beobachter haben nur Lesezugriff und sind kostenlos.
Fragen
Fragen von Event-Teams
KI-unterstützt. Von Menschen freigegeben.
Planen Sie Ihr nächstes Event von Anfang an mit mehr Klarheit.
Erzählen Sie uns, wie Ihr Team heute Events plant, und wir zeigen, wie aus einem festen Datum ein geprüfter Umsetzungsplan wird.