MileStack pour les équipes événementielles
Transformez une date d’événement fixe en un plan que votre équipe peut réellement exécuter.
Partez du format, de la date, de la fréquentation et du budget de l’événement. MileStack rédige un projet de flux de travail, responsabilités et coûts estimés à examiner par votre responsable événementiel.
Sommet des dirigeants — plan préliminaire
Plan préliminaire illustratifPérimètre et objectifs
Lieu et logistique
Intervenants et programme
Inscriptions et promotion
Là où la planification commence aujourd’hui
La date est fixe. Tout le reste doit encore s’assembler.
La date de l’événement figure déjà au calendrier, mais la coordination du lieu, les intervenants, les inscriptions, la production et les décisions budgétaires avancent sur des voies différentes. Quelqu’un doit encore en faire un calendrier que toute l’équipe peut suivre.
- Brief de l’événementL’événement doit se tenir à la date engagée.
- E-mails fournisseursLieu, production et prestataires confirment à des échéances différentes.
- Appels de planificationMarketing, opérations et programme dépendent des jalons des uns et des autres.
- Feuille de budgetLes coûts sont répartis par catégories et révisés à mesure que l’événement prend forme.
MileStack réunit la date de l’événement, les flux de travail, les responsabilités et les coûts estimés dans un plan que votre équipe peut examiner et ajuster.
Un exemple concret
Du brief événementiel à un plan de livraison révisé
Le brief devient un projet de plan à rebours construit autour de la date fixe de l’événement, avec responsables, dépendances et coûts estimés à examiner avant le début de l’exécution.
1Le brief
Sommet des dirigeants
Projet illustratif
- Format
- Événement présentiel d’une journée pour dirigeants, avec keynotes, tables rondes et networking.
- Date de l’événement
- Réalisation à la fin de la semaine 10.
- Participation
- Environ 250 participants, avec intervenants et sponsors invités.
- Cadre budgétaire
- Coûts estimés pour le lieu, la production, le marketing et la provision.
2Le plan préliminaire
Plan préliminaire illustratifSommet des dirigeants — plan préliminaire
PhaseS1S3S5S7S9Périmètre et objectifs
Responsable événementiel
Semaines 1 à 1Lieu et logistique
Responsable des opérations
Semaines 2 à 3Intervenants et programme
Responsable de programme
Semaines 2 à 4Inscriptions et promotion
Responsable marketing
Semaines 4 à 5Conduite du programme
Responsable événementiel
Semaines 6 à 7Réalisation de l’événement
Responsable des opérations
Semaines 8 à 9Suivi et clôture
Responsable marketing
Semaines 10 à 10Coûts estimés
22 200 €
- Lieu
- 9 000 €
- Production
- 6 500 €
- Marketing
- 4 200 €
- Provision
- 2 500 €
3Votre revue
Le responsable événementiel vérifie la séquence, les responsables et les hypothèses budgétaires avant de partager plus largement le plan.
Dates et séquence
Confirmez la séquence à rebours depuis la date de l’événement et protégez les points de décision clés.
Estimations
Remplacez les hypothèses de coûts préliminaires par vos propres chiffres fournisseurs et de production.
Affectations
Assurez-vous que chaque flux de travail a un responsable clair avant le début de la coordination.
Quand le travail évolue
Un livestream est ajouté après le début de la planification.
Décrivez la modification à l’Assistant IA directement dans le projet. Il propose des ajustements structurés du plan. Un chef de projet les examine et décide de les accepter et de les appliquer.
- Quelqu’un décrit ce qui a changé.
- L’Assistant IA propose des ajustements aux tâches, dates, affectations et estimations.
- Un chef de projet examine la proposition, puis l’accepte ou conserve le plan actuel.
“Nous avons maintenant besoin d’un livestream pour les keynotes, mais la date de l’événement reste la même.”
Ajustement proposé
- Ajoutez un flux de travail de configuration du livestream avant la réalisation, avec un responsable dédié.
- Mettez à jour la conduite du programme pour inclure les vérifications techniques, les cues de diffusion et les passations.
- Conservez la date fixe de l’événement et reflétez l’effort de production supplémentaire dans les coûts estimés.
Périmètre et objectifs
Responsable événementiel
Lieu et logistique
Responsable des opérations
Intervenants et programme
Responsable de programme
Inscriptions et promotion
Responsable marketing
Configuration du livestream
Responsable de programme
Conduite du programme
Responsable événementiel
Réalisation de l’événement
Responsable des opérations
Suivi et clôture
Responsable marketing
Coûts estimés
24 800 €(+2 600 €)
- Lieu
- 9 000 €
- Production
- 8 400 €
- Marketing
- 4 200 €
- Provision
- 3 200 €
Rien n’est appliqué tant qu’un chef de projet n’a pas accepté les modifications proposées. La proposition peut ensuite aussi être modifiée manuellement.
Qui participe
Responsables événementiels, propriétaires de flux de travail et parties prenantes sur un même plan.
Les intitulés ci-dessous sont des exemples. Ce que chaque personne peut faire dépend de son rôle de projet dans MileStack.
Responsable événementiel
Chef de projet
Est responsable du plan, examine les propositions de l’IA et accepte les modifications.
Responsable des opérations
Membre de l'équipe
Est responsable du lieu, de la logistique et des tâches de réalisation, et met à jour l’avancement à mesure que l’événement approche.
Responsable de programme
Membre de l'équipe
Est responsable des jalons liés aux intervenants et contenus, et coordonne les changements d’agenda.
Responsable marketing
Membre de l'équipe
Gère les tâches d’inscription, de promotion et de suivi liées au calendrier de l’événement.
Partie prenante
Observateur
Peut être invitée comme observatrice avec un accès en lecture seule aux zones sélectionnées du plan.
Accès qu’un chef de projet peut accorder
- Progression globale et achèvement
- Diagramme de Gantt et dépendances
- Pièces jointes des tâches
- Peut exporter en PDF
Les autorisations sont définies au niveau de l’organisation et peuvent être adaptées par projet. Les observateurs disposent d’un accès en lecture seule et sont gratuits.
Questions
Questions des équipes événementielles
Assisté par IA. Validé par des humains.
Planifiez votre prochain événement avec plus de clarté dès le départ.
Dites-nous comment votre équipe planifie aujourd’hui ses événements et nous vous montrerons comment une date fixe devient un plan de livraison révisé.