MileStack para equipes de eventos
Transforme uma data fixa de evento em um plano que sua equipe consiga executar.
Comece pelo formato, data, público e orçamento do evento. O MileStack elabora frentes de trabalho, responsabilidades e custos estimados para o líder do evento revisar.
Cúpula de liderança — plano preliminar
Plano preliminar ilustrativoEscopo e objetivos
Local e logística
Palestrantes e programa
Inscrições e divulgação
Onde o planejamento começa hoje
A data está fixa. Todo o resto ainda precisa se encaixar.
A data do evento já está no calendário, mas a coordenação com o local, palestrantes, inscrições, produção e decisões de orçamento avançam em trilhas diferentes. Alguém ainda precisa transformar isso em um cronograma que toda a equipe possa seguir.
- Briefing do eventoO evento precisa acontecer na data confirmada.
- E-mails de fornecedoresLocal, produção e parceiros de serviço confirmam em prazos diferentes.
- Reuniões de planejamentoMarketing, operações e liderança de programa dependem dos marcos uns dos outros.
- Planilha de orçamentoOs custos são divididos por categoria e revisados conforme o evento toma forma.
O MileStack reúne a data do evento, as frentes de trabalho, as responsabilidades e os custos estimados em um único plano que a equipe pode revisar e ajustar.
Um exemplo prático
Do briefing do evento ao plano de entrega revisado
O briefing se torna um rascunho de plano reverso construído a partir da data fixa do evento, com responsáveis, dependências e custos estimados para a equipe revisar antes do início da execução.
1O briefing
Cúpula de liderança
Projeto ilustrativo
- Formato
- Evento presencial de liderança de um dia, com palestras principais, painéis e networking.
- Data do evento
- Realização ao final da semana 10.
- Público
- Cerca de 250 participantes, com palestrantes e patrocinadores convidados.
- Diretrizes de orçamento
- Custos estimados para local, produção, marketing e contingência.
2O plano preliminar
Plano preliminar ilustrativoCúpula de liderança — plano preliminar
EtapaS1S3S5S7S9Escopo e objetivos
Líder do evento
Semanas 1 a 1Local e logística
Líder de operações
Semanas 2 a 3Palestrantes e programa
Líder de programa
Semanas 2 a 4Inscrições e divulgação
Líder de marketing
Semanas 4 a 5Roteiro do evento
Líder do evento
Semanas 6 a 7Realização do evento
Líder de operações
Semanas 8 a 9Follow-up e encerramento
Líder de marketing
Semanas 10 a 10Custos estimados
€ 22.200
- Local
- € 9.000
- Produção
- € 6.500
- Marketing
- € 4.200
- Contingência
- € 2.500
3Sua revisão
O líder do evento verifica a sequência, os responsáveis e as premissas de orçamento antes de compartilhar o plano mais amplamente.
Datas e sequência
Confirme a sequência reversa a partir da data do evento e proteja os pontos decisivos.
Estimativas
Substitua as premissas de custo do rascunho pelos valores dos seus fornecedores e da produção.
Atribuições
Garanta que cada frente de trabalho tenha um responsável claro antes do início da coordenação.
Quando o trabalho muda
Uma transmissão ao vivo é adicionada depois do início do planejamento.
Descreva a alteração para o Assistente de IA dentro do projeto. Ele propõe mudanças estruturadas no plano. Um gerente de projeto as revisa e decide se aceita e aplica as alterações.
- Alguém descreve o que mudou.
- O Assistente de IA propõe ajustes em tarefas, datas, atribuições e estimativas.
- Um gerente de projeto revisa a proposta e decide aceitá-la ou manter o plano atual.
“Agora precisamos de uma transmissão ao vivo para as palestras principais, mas a data do evento permanece a mesma.”
Ajuste proposto
- Adicione uma frente de trabalho para a preparação da transmissão antes da realização, com um responsável dedicado.
- Atualize o roteiro do evento para incluir testes técnicos, comandos da transmissão e passagens de bastão.
- Mantenha a data fixa do evento e reflita o esforço adicional de produção nos custos estimados.
Escopo e objetivos
Líder do evento
Local e logística
Líder de operações
Palestrantes e programa
Líder de programa
Inscrições e divulgação
Líder de marketing
Preparação da transmissão
Líder de programa
Roteiro do evento
Líder do evento
Realização do evento
Líder de operações
Follow-up e encerramento
Líder de marketing
Custos estimados
€ 24.800(+€ 2.600)
- Local
- € 9.000
- Produção
- € 8.400
- Marketing
- € 4.200
- Contingência
- € 3.200
Nada é aplicado até que um gerente de projeto aceite as alterações sugeridas. A proposta também pode ser editada manualmente depois.
Quem participa
Líderes de evento, responsáveis por frentes e stakeholders em um único plano.
Os cargos abaixo são exemplos. O que cada pessoa pode fazer depende da função dela no projeto no MileStack.
Líder do evento
Gerente de Projeto
É responsável pelo plano, revisa as propostas da IA e aceita alterações.
Líder de operações
Membro da Equipe
É responsável pelas tarefas de local, logística e realização, e atualiza o progresso conforme a execução se aproxima.
Líder de programa
Membro da Equipe
É responsável pelos marcos de palestrantes e conteúdo, e coordena alterações relacionadas à agenda.
Líder de marketing
Membro da Equipe
Cuida das tarefas de inscrição, divulgação e follow-up ligadas ao cronograma do evento.
Stakeholder
Observador
Pode ser convidado como observador, com acesso somente leitura às áreas selecionadas do plano.
Acesso que um gerente de projeto pode conceder
- Progresso geral e conclusão
- Diagrama de Gantt e dependências
- Anexos de tarefas
- Pode exportar PDF
As permissões são definidas no nível da organização e podem ser personalizadas por projeto. Observadores têm acesso somente leitura e são gratuitos.
Perguntas
Perguntas de equipes de eventos
Com apoio de IA. Aprovado por pessoas.
Planeje seu próximo evento com mais clareza desde o início.
Conte-nos como sua equipe planeja eventos hoje e mostraremos como uma data fixa se torna um plano de entrega revisado.